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谭惠全:年鉴编写的资料收集和整理

2019-01-24 下午 03:41:42    来源:《广东建设年鉴》    点击数:

  资料性是年鉴的最基本属性,它决定和影响年鉴的思想性、科学性、综合性、地方性等其他性质。年鉴的资料是在一定思想、观点统率下的资料,能够反映所记事物的规律和本质面貌。

  年鉴的价值、年鉴的实用性,在于它能提供真实、准确、翔实的年度性资料。

  搜集资料、整理资料是年鉴编写最为基础的工作,是年鉴编写的先决条件。收集的资料越全面,年鉴反映的信息就越丰富,读者的使用面就越宽广;收集的资料越新颖,年鉴记载的亮点就越多,读者的阅读兴趣就越浓厚;收集的资料越准确,年鉴的权威性就越高,读者的肯定程度就越增加。

  一、年鉴资料的几种类型

  地方专业年鉴的资料,按照编写者加工程度的深浅可分为一次文献、二次文献、三次文献。一次文献、二次文献是年鉴编写前收集的主要对象,三次文献是编写者对有关的一次文献、二次文献进行广泛深入的分析研究之后综合概括、加工提炼而成的产物。

  (一)一次文献

  是指没有经过编选者编辑加工的原始性文件资料。所谓“原始性”,在年鉴中是原文照登,编者不刊一词。年鉴在特载、法规文件、附录等篇目都收录了大量一次文献。一次文献也是加工整理线索性资料(二次文献)和编写条目(三次文献)的原始资料。一次文献的主要类型有:地方或部门颁发的法律法规和行政规章,这些法律法规和行政规章具有无可替代的权威性、强制性、指导性,因而具有重要的参考意义和检索意义;领导机关工作报告和公报文告,这类文献涉及面广,并代表领导机关立场,具有普遍意义和权威性;具有重要存查价值的学术论文和调研报告,这类文献往往代表人们一个时期认识世界和改造世界的水平,一些与人民生活密切相关的社会调查报告,具有较高的查检价值。

  (二)二次文献

  通常是在对一次文献进行加工(压缩、概况、抽象、整理、标识、绘制等)的基础上形成,其基本类型有:文摘、目录和名录、大事记和专项年表、简介、统计表和统计示意图、照片、索引等。不论哪种类型的二次文献均具有以下特点。一是具有高度浓缩性,信息量大;二是客观准确,确切地记述原始文献的重要内容,不加评论和解释,忠实于原始文献;三是完整独立,是把原始文献内容浓缩成另一种表现形式,具有使用价值。

  (三)三次文献

  是年鉴内容的主体,其表现形式是条目。“条目是年度客观事实及相关情况、资料的集合体,是条目化年鉴主体内容的基本寻检单元和相对独立的信息主题。”条目在不少年鉴中的篇幅达到60%~70%。精心编写条目,充实条目内容并提高其有效信息含量,是强化年鉴资料性,提交年鉴编纂质量的重要保证。

  二、年鉴资料的内容体现

  资料,是用作参考或依据的材料,如参考资料、统计资料等。年鉴条目的资料性,主要体现在事实资料和数据资料两个方面。

  (一)事实资料

  事实,即人们生活中的一切活动和所能遇到的一切社会现象的真实情况。年鉴条目,无论是消息主题条目,情况主题条目,还是知识主题条目、资料主题条目,都包含大量事实资料。如概况类条目,年年设立,逐年更新资料,综合反映部门、行业、地区的基本情况,可勾画出相应领域发展变化的轨迹。这些资料是年鉴内容不可或缺的部分。又如单一性记事条目,体现事物年度发生是新事、要事、大事和特事。这些资料因事物的偶然性而具有新鲜感,反映年度特色,具有很大的实用参考价值和存史价值。

  (二)数据资料

  数据,是进行各种统计、计算、科学研究或技术设计等所依据的数值。条目中的数据资料,就是条目内容所包含的大量统计数字。这些统计数字,用来表示时间与空间、质与量、增加与减少、变化趋势与发展规律,反映客观事物的基本情况和本质特征。年鉴的资料性、真实性、科学性、系统性、实用性和权威性在很大的程度上是通过数字来体现的。

  三、年鉴资料的搜集渠道

  要使用年鉴的编写得心应手,就需要做好资料搜集工作。现在许多专业年鉴编纂实行的是“党委领导、行业主管部门主持、有关业务单位承编、其他单位配合的体制,资料收集的主体一般是年鉴编辑和机关各处室、各行业部门,各单位承担编写有关篇目内容的撰稿人。年鉴的框架设计方案制订以后,撰稿人接到分配的写作任务,就要进一步搜集资料,拟定题目,着手写作。那么,搜集资料从哪几方面来进行呢?

  首先,是通过行政指令化途径来征集。行政手段是收集资料的主要途径,也是必不可少的途径。编纂专业年鉴是一项庞大的系统工程,牵涉到各个地区、各有关部门、行业、单位,动用大量的文字材料综合写作人员,因而离不开各级部门、单位的支持配合。作为承担撰稿任务的部门,其主要工作集中在资料的收集和初稿的编写环节,应拟订资料收集的清单、资料报送的范式,经部门主管领导的批准,以行政方式印发通知到下属单位,确定责任人,一级抓一级,层层抓落实,确保资料收集渠道畅通无阻。行政手段的优点是带有强制性,能够保证及时获取指定的资料,缺点是被动性,难以避免搪塞应付现象的发生。因此行政途径是必要的但不是充分的,做好资料收集工作必须发挥撰稿人的主观能动性,通过其他途径来弥补。

  个人采集途径是资料收集工作的重要补充。尽管各行业、各部门、各单位的年鉴编写人员大多是从事综合材料工作的,对本部门本行业的情况比较熟悉,但一个人的精力毕竟有限,不可能对所有的情况都了解,而且下属单位和其他科室提供的资料难以做到百分之百全面、系统、真实、准确。这就必须依靠个人采集的途径来弥补。通过深入下属单位开展调查,向从事具体工作的人员咨询,了解具体情况,核对有关数据,捕捉相关信息。下笔之前,还要从下列途径收集和占有尽可能多的资料:

  1.研究有关的年度总结、汇报、简报、会议材料、统计报告和大事纪要。这些资料都经过层层把关,严格审核,具有较强的系统性、归纳性、是现成的年鉴资料。通过收集和利用这些资料可以获得事半功倍的效果。值得注意的是,年鉴需要写作的条目或文章毕竟与总结、汇报的性质和体裁不同。研究这些材料,是为了对某项工作一年的进展情况——成绩、经验、缺点和问题有一个大体的了解和认识,掌握某些基本情况、数据或典型事例,从中撷取或提炼若干资料,还可以获得某些进一步采访、调查的线索。

  2.从报纸刊物中搜集有关的资料和信息。地方年鉴可以从当地的报纸刊物搜集有关的资料和信息,专业年鉴也可以从有关的专业报刊中搜集。报纸的新闻报道也许是零碎的、片段的、不全面的,但它多少可以向年鉴作者提供某些采访的线索,以便进一步核实补充,成为年鉴写作的完整资料。报刊上有些资料甚至可以成为半成品,供作者加工成一篇好的条目。

  3.巧借网络收集、补充、核实资料。如今的网络已渗透人们的工作、学习、生活的各个方面。网络上的资料快捷,丰富且广泛。作为年鉴编写者要熟练掌握上网查找资料的技能,以便提高工作效率。目前网络上的信息良莠并存,要利用具有公信力、权威性的“官网”发布,搜索政府网站、部门网站、专业网站上刊登的有关资料,辨别、摒弃来路不明或可信度低的网站信息。

  四、年资料的考订整理

  年鉴资料收集后,还需要对收集到的资料分门别类梳理整合、考别订正,确保年鉴资料可信、可用和可读。对年鉴资料的考订整理的六法有以下几种:

  (一)删繁就简,去粗取精,对资料进行由表及里的选择

  年鉴内容以有限数量和篇幅反映大千世界,不可能兼收并蓄,“眉毛胡子一把抓”。要对所收集到的资料进行全面估量,从中选出重大的、有代表性的选题,做到大事不漏,收录平衡,着重保留有重大社会价值和重点资料价值的题材。对同类资料进行刚减合并,对所收的资料加工提炼,压缩水分。

  (二)筛查审核,实事求是,对资料进行去伪存真的处理

  通过各种途经收集到的资料,由于各种原因,难免会存在一些不真实、不准确,甚至是错误的信息。因此,必须对收集到的所有原始资料进行分析、比较、鉴别、计算、校正、剔除不真实、不准确甚至错误的资料,确保资料的真实准确与可信。在资料选取上,一是选择最真实可信、最具权威性的资料。例如同一类的数字资料,首先要分清这些数字的来源,来历不明的数字最好不要。都有来源,但来源不同,一种是使用单位临时统计的,一种是统计部门统计的,两者有差异,应选择统计部门的。二是同类型的资料,有新的旧的,新旧都出自同一部门,但前后有予盾,就应该选择最新的数字资料。三是在众多的同类资料中,有原始的第一手资料,有间接第二手、第三手资料,遇到这种情况,应当选择原始的第一手资料。

  (三)编排汇总,拾遗补缺,对资料进行补充完善

  经过以上去粗取精、去伪存真的资料整理后,就可以将收集到的资料按照编写大纲进行编排汇总,以便查找所遗漏的信息资料,并对遗漏的资料进行拾遗补缺的工作,确保年鉴收集资料的全面性和系统性,以便于保留和利用。(本文作者 谭惠全 是中国出版协会年鉴工委会顾问、广州年鉴社原社长)

责任编辑:廖静